”Väyläviraston arkistossa on materiaalia n. 30 arkistonmuodostajalta eli organisaatiolta, jotka ovat edeltäneet Väylävirastoa väylänpitäjänä, kuten Tiehallinto, Ratahallintokeskus ja Merenkulkulaitos. Vanhimmat asiakirjat ovat 1800-luvulta, mutta pääosa materiaalista on viime sotien jälkeiseltä ajalta. Kaikkea mikä liittyy liikenneinfraan”, kertoo tiedonhallinnan asiantuntija Heli Paasi.
Arkistossa on useampi hyllykilometri materiaalia, ja vuosittain tietopalvelupyyntöjä tulee n. 1400, niistä suurin osa koskee ratapiirustuksia. Väylämateriaalin pääasiallisia käyttäjiä ovat Väyläviraston lisäksi viraston kunnossapitoon ja rakentamiseen liittyvät konsultit, ELY-keskukset ja kunnat.
Materiaalin pyytämisessä arkistosta on tähän asti pitänyt olla erittäin tarkka, jotta oikea dokumentti on ollut mahdollista löytää. Välillä sijainti on saattanut ollut väärä tai materiaali huonokuntoista. Vuonna 2021 lopussa aloitettu digitointi tuo materiaalit paljon paremmin saataville, ja myös niiden laatu paranee, kun digitointi tehdään laadukkaasti. Jatkossa tiedon tarvitsijoita pystytään arkistossa palvelemaan nopeammin ja tarjoamaan monipuolisemmin materiaaleja, kun arkistonhallinta digitalisoituu
Tavoitteena täysin digitaalinen arkisto
”Vuonna 2022 digitoitiin 719 440 sivua hyvin vaihtelevan kuntoista arkistomateriaalia, niistä 51 630 oli isokokoisiakin väyliin liittyviä piirustuksia. Materiaali saatiin kunnostettua ja digitoitua löydettävään muotoon, eli siihen on lisätty mm. metatiedot. Digitoitu materiaali on myös usein parempilaatuista kuin alkuperäinen dokumentti”, summaa Paasi.
Digitoinnin myötä myös Väyläviraston arkistotilan tarve vähenee. Kaikki digitointi ei kuitenkaan tähtää materiaalin hävitykseen, vaan hankkeessa noudatetaan Kansallisarkiston ohjeita kulttuurihistoriallisesti arvokkaiden aineistojen säilyttämisestä. Kansallisarkisto määrittää myös tarkasti, missä muodossa digitointi tehdään. Aineistosta on tehty Kansallisarkistoon luovutettavat versiot ja samalla Väylävirastolle on tehty ns. käyttökappaleet. Formaatti käyttökappaleiden digitoinnissa on pääasiassa pdf.
Digitointi jatkuu myös tulevina vuosina. Jäljellä on tällä hetkellä kolme hyllykilometriä asiakirjoja sekä satoja tuhansia piirustuksia. Tavoitteena on, että tulevaisuudessa Väyläviraston arkisto on täysin digitaalinen.
Lisätietoja:
Tiedonhallinnan asiantuntija Heli Paasi, [email protected]