Hyppää sisältöön

Väylävirasto käyttää Microsoftin Teams-pilvipalvelua kokousten järjestämiseen. Teams on osa Microsoftin tuottamaa pilvipalvelukokonaisuutta.

Käsiteltävät henkilötiedot ja käsittelyn peruste

Väylävirasto käsittelee seuraavia henkilötietoja :

  • Rekisteröidyn Teams-palveluun lisäämä nimi, sähköposti ja organisaatio
  • Profiilikuva, jos olet lisännyt sellaisen
  • Videokuva, jos pidät kamerasi päällä
  • Ääni, jos pidät mikrofonia päällä
  • Keskustelupalstalle kirjoittamasi kommentit
  • IP-osoite

Henkilötietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietojen käsittely perustuu yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen.

Henkilötietojen säilytysaika

Tietoja kokoukseen osallistumisesta säilytetään siihen asti, että pääkäyttäjä tai rekisteröity itse ne poistaa.

Kokouksen järjestäjä on voinut päättää tallentaa kokouksen, jos siihen on erityinen yleisen edun mukainen syy, kuten tarve mahdollistaa koulutuksen tai tiedotustilaisuuden katseleminen myös jälkikäteen. Kaikkia kokouksia ei tallenneta. Mahdollisesta tallentamisesta sekä tallenteen käyttötarkoituksesta ja säilytysajan perusteista ilmoitetaan kokouksen alussa. Huomaat myös kokousikkunan yläreunassa olevasta tekstistä, jos tallentaminen on käynnissä. Tallenteelle voivat päätyä sinusta seuraavat tiedot:
•    Profiilikuvasi, jos olet lisännyt sellaisen. 
•    Videokuva, jos pidät kamerasi päällä. 
•    Ääni, jos pidät mikrofonia päällä
•    Keskustelupalstalle kirjoittamasi kommentit
 

Sulje kamera ja mikrofoni ennen kokoukseen liittymistä. Näin voit itse minimoida tietoja, joita sinusta käsitellään.

Henkilötietojen luovutus

Väylävirasto luovuttaa henkilötietoja niitä pyytävälle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain mukaisesti. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi. 

Henkilötietojen käsittelijänä toimii Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori. 

Väylävirasto ei luovuta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten.

Henkilötietojasi ja kokouksessa käsiteltyjä tietoja siirretään Microsoftille, sen alihankkijoille ja/tai sopimuskumppaneille. Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta sinun kokousosallistumiseesi liittyviä tietoja (antamasi nimi, IP-osoite jne.) sekä kokouksessa käsiteltyjä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
 

Ohjeita Teams-kokoukseen osallistujille

Sulje kamera ja mikrofoni ennen kokoukseen liittymistä. Näin voit itse minimoida tietoja, joita sinusta käsitellään.

Älä keskustele, kirjoita tai esitä Teams-kokouksessa mitään sellaista. joka on salassa pidettävää tai kuuluu yksityiselämän suojan piiriin.