Taloudellinen vastuu
Väylävirasto pyrkii toiminnassaan taloudellisuuteen ja tuloksellisuuteen, ja virasto käyttää saamaansa rahoitusta läpinäkyvästi ja tehokkaasti. Väylävirastossa pyritään tehostamaan toimintaa muun muassa kehittämällä viraston tietopohjaista päätöksentekoa ja toiminnansuunnittelua. Tehostamisen lähtökohtana on, että virastolla käytössään mahdollisimman kattavat ja ajantasaiset lähtötiedot ja analyysit sekä ymmärrys päätöksen vaikutuksista. Väylänpidon tehostaminen perustuu nykyistä parempaan väylänpidon toimenpiteiden priorisointiin ja ohjelmointiin, vaikutusten arviointiin ja -hallintaan sekä väylänpidon elinkaaritehokkuuteen.
Tulevina vuosina Väylävirasto osallistuu julkisen talouden tasapainottamiseen hallitusohjelmassa linjatusti. Loppuvuodesta 2023 käynnistettiin tuottavuusohjelman suunnittelu, jonka tavoitteena on löytää kestäviä ratkaisuja tuottavuuden parantamiseksi
Taloudellinen vastuullisuus hankinnoissa
Väylävirasto pyrkii varmistamaan, että hankinnat toteutetaan tehokkaasti ja laadukkaasti. Hankintojen kustannustehokkuutta edistetään aktiivisella yhteistyöllä ja vuoropuhelulla markkinoiden kanssa, huolellisella hankintojen suunnittelulla sekä osaavalla kilpailutuksella. Lisäksi Väylävirasto hallitsee hankinnoissaan riskejä asettamalla tarjousten vaatimukseksi toimittajien liikevaihtoon perustuvan riittävän taloudellisen suorituskyvyn ja seuraamalla yritysten luottoluokituksia aktiivisesti.
Yhtenä vuoden 2023 ministeriön asettamana tulostavoitteena oli Väylävirasto on tunnistanut keskeisimmät toimenpiteet, joilla se voi vaikuttaa infra-alan tuottavuuteen ja osoittaa edistäneensä niitä. Tuottavuuden parantamisella on iso merkitys yhteisten verovarojen käyttöön ja sitä kautta taloudelliseen vastuunkantoon. Väylävirasto olikin vuoden 2023 aikana aktiivinen tuottavuuden kehittämiseen liittyvissä työryhmissä sekä erityisesti Lean-ajattelun huomioimisessa hankkeiden toteutuksessa.
Yllä näkyvä kuva eritasoliittymästä on valtatie 19 parantamishankkeesta, joka valmistui aikataulussa ja alitti budjetin noin miljoonalla eurolla.
Taloustiedon hyödyntäminen päätöksenteossa
Väylävirastossa on käytössä analytiikkatyökalu Tableau, joka mahdollistaa datan visualisoinnin, raportoinnin ja tiedon analysoinnin. Tableaun avulla taloustietoa saadaan laajemmin asiantuntijoiden käyttöön ja siten kustannustietoisuutta on kyetty parantamaan huomattavasti. Taloustietoa on kyetty hyödyntämään aiempaa laajemmin tiedolla johtamisessa, ja se on mahdollistanut tiedon paremman visualisoinnin.
Päätöksenteossa ja toiminnan kehittämisessä hyödynnetään taloustietoa tehokkaasti. Esimerkiksi radanpidon osalta sitä on yhdistetty substanssisdataan ennustamisen parantamiseksi. Kustannustietoisuutta on parannettu myös sopimustenhallintaa kehittämällä ja tuomalla sopimustietoa Tableauhun. Väylävirastossa hyödynnetään tietoa talouden lisäksi monella muullakin saralla, muun muassa viestinnässä, hankintatoimessa ja suunnittelussa.
Analytiikka ja automaatio on osa päivittäistä tekemistä Väylävirastossa tehostaen useita prosesseja, esimerkiksi ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetään useissa talouden prosesseissa. Robotiikkaa on tuotu talouden asiantuntijoiden avuksi manuaalisissa ja aikaa vievissä asioissa, jolloin asiantuntijoiden resursseja pystytään kohdistamaan tuottavampaan tekemiseen.
Investointien kustannusarvioiden luotettavuuden parantaminen
Väylähankkeiden ja niiden toteutusratkaisujen vaihtoehtojen vertailussa ja valinnassa kustannusarvioiden merkitys on suuri. Jotta toteutukseen päätyisivät vaikutuksiltaan ja hyötykustannuksiltaan parhaat hankkeet, täytyy koko suunnitteluprosessin ajan olla jatkuvasti tiedossa, mikä on kulloisenkin suunnittelukokonaisuuden kustannusarvio. Myös yksittäisten hankkeiden vaihtoehtoisista linjauksista ja erilaisista toteutusratkaisuista pitää saada luotettavaa tietoa niiden kustannusvaikutuksista. Jatkuva kustannustietoisuus mahdollistaa myös hankkeiden suunnittelun kustannusohjauksen optimaalisen lopputuloksen saavuttamiseksi.
Väylävirastossa on viime vuosien aikana kehitetty vahvasti työkaluja ja toimintatapoja luotettavien kustannusarvioiden tuottamiseksi kaikissa suunnitteluvaiheissa. Ihku-laskentapalvelun avulla hankkeen kustannusarviota voidaan tarkentaa liukuvasti suunnittelun edetessä ja käytettävissä olevien lähtötietojen lisääntyessä. Ihkua käyttämällä pystytään helposti ja joustavasti paitsi laskemaan hankkeelle kustannusarvion milloin tahansa, myös vertailemaan toteutusratkaisujen kustannusvaikutuksia ja reagoimaan hankkeiden laajuuden muutoksiin. Tarkka ja informatiivinen hankkeen ominaisuudet ja toteutusolosuhteet huomioiva kustannusarviointi helpottaa myös kustannusriskien tunnistamista ja niiden minimointia ja arvottamista.
Case: ostolaskujen automaation kehittyminen
Väylävirastossa käsitellään vuosittain yli 40 000 ostolaskua. Automatisoimalla ostolaskujen käsittelyä tavoitellaan säästöjä viraston toimintamenoihin. Ostolaskuautomaation lisääminen vähentää laskujen käsittelyyn ja hyväksymiseen käytettävää työaikaa.
Väylävirasto on useamman vuoden ajan systemaattisesti kehittänyt ostolaskujen automatisointia ja nostanut automaatioastettaan. Virasto on automatisoinut kaikki sellaiset ostolaskut, jotka tällä hetkellä soveltuvat automaation piiriin. Automaation ulkopuolella ovat vain ne laskut, joita ei ole järkevää automatisoida tai jotka eivät siihen tällä hetkellä sovellu joko kirjanpidon kirjauskäytänteistä tai järjestelmäteknisistä syistä johtuen.
Väylävirasto tekee jatkuvaa yhteistyötä Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) ja järjestelmätoimittajan kanssa, jotta automaatioasteen nostaminen jatkuu. Järjestelmäteknisillä muutoksilla, viraston toimintatapoja muokkaamalla ja sidosryhmäyhteistyöllä voidaan vaikuttaa automatisoinnin mahdollisuuksiin tulevaisuudessa.
Kuva: Ostolaskujen täysautomaatioaste-% vuosina 2021–2023.
Mitä enemmän ostolaskuja saadaan automaation piiriin, sitä suurempia suoria kustannussäästöjä Palkeiden palvelumaksuissa saavutetaan. Esimerkiksi vuonna 2023 ostolaskuautomaatiolla saavutettiin lähes 50 000 euron säästöt.
Suorien kustannussäästöjen lisäksi ostolaskuautomaatio tuo välillisiä säästöjä, sillä se vähentää manuaalisen työn tarvetta prosessin eri vaiheissa. Näin asiantuntijoiden työaikaa voidaan vapauttaa tuottavampien työtehtävien suorittamiseen. Väylävirastossa tehdään jatkuvasti töitä korkeamman automaatioasteen saavuttamiseksi, jotta ostolaskujen käsittelyprosessi saadaan mahdollisimman taloudelliseksi ja tehokkaaksi.