Suuri järjestelmähanke allianssimallilla? Kyllä vain – tiedonhallinnan kehitystyöhön uusia tuulia

Julkaistu 23.01.2019

Mittava ICT-kehityshanke, Velho, toteutetaan ensimmäistä kertaa allianssimallilla. Kokemukset suuressa kehityshankkeessa ovat pääosin myönteisiä.

Väylän 2017 käynnistämän Velho-hankkeen lähtökohtana on ollut kaksi pääkokonaisuutta, tiestötietojärjestelmä (nykyinen tierekisteri) ja suunnitelma- ja toteumatietovarasto. Nämä pääkokonaisuudet halutaan yhdistää yhdeksi kokonaisuudeksi, jotta toiminnalliset-, tekniset- ja synergiaedut kyetään hyödyntämään. Tavoitteena on luoda järjestelmä, jonka kautta tarjotaan mahdollisimman yhtenäinen, ajantasainen ja laadukas tietosisältö suunnittelijoiden, konsulttien, arkkitehtien, urakoitsijoiden, Väylän ja ELY-keskusten käyttöön.

Miksi ICT-hanke toteutetaan allianssimallilla?

Velho-hanketta on työstetty rakennusalalta tutulla allianssi-toimintamallilla. Sille on ominaista läpinäkyvyys ja luottamus sekä yhteinen vastuun, riskien ja päätöksenteon jakaminen. Velhon johtoryhmän puheenjohtaja, tieto-osaston päällikkö Riitta Kaasalainen kertoo, että tietojärjestelmäprojekteissa on käytetty ja kokeiltu monenlaisia hankintamalleja.

”Aiemmin ICT-projektit on tehty ns. vesiputousmallilla ja sitten siirrytty ketterän kehityksen suuntaan. Haasteena on ollut kustannusten sopiminen ennalta ja budjetissa pysyminen. Jos olisimme käyttäneet perinteistä kehitysmallia, olisimme joutuneet pilkkomaan sen osiin ja määrittelemään tarkemmin. Meillä on Väylässä hyviä kokemuksia allianssimallista urakointipuolella, ja kun Velhossa oli kyseessä suuret ja haasteelliset kokonaisuudet, halusimme kokeilla uutta toimintatapaa.”

Osaamista kilpailutettiin yli toimialarajojen, sillä tarvittiin ICT-osaamista, kokemusta järjestelmänkehityksestä, suunnitteluprosessi- ja projektipäällikköosaamista sekä tiestö- ja liikennetieto-osaamista.

”Emme alkuun olleet varmoja toimittajamarkkinan suhtautumisesta tällaiseen ja järjestimme infotilaisuuden hankkeen suunnitelmasta”, Kaasalainen kertoo. ”Sen jälkeen teimme kyselyt kaikille kiinnostuneille ja toisessa tilaisuudessa teimme ryhmätöitä mallin haasteista ja mahdollisuuksista.”

Kaasalaisen mukaan mallilla haluttiin myös tarjota mahdollisuutta uusille toimijoille. ”Perinteisesti toteutettuna hankkeeseen olisi saatu samat suuret tekijät, kuin aina. Allianssi-toimintamalli haastoi eri alojen yritykset ja osaajat liittoutumaan keskenään. Samalla halusimme tarjota mahdollisuuden myös pienemmille toimijoille. Saimmekin ehdokkaita tekijöiksi enemmän kuin arvasimmekaan.”

Sopivan ryhmän karsinta oli vaativa vaihe. Neuvotteluja käytiin kolmen eri ryhmittymän kanssa. Jo hankkeen julkaisun yhteydessä kerrottiin summa, jolla se toteutetaan. Raamit oli näin annettu ja allianssin kuuluva kannustinmalli olemassa.

Allianssi hitsaa tiimin yhteen yli organisaatiorajojen

Tähän saakka kokemukset ovat olleet hyviä. ”Työ tosin käynnistyi hitaasti, sillä tämä oli kaikille osapuolille uusi tapa tehdä työtä. Allianssisopimus kannustinmalleineen toi mukanaan elementtejä, joita ei ollut aiemmin käytetty tietojärjestelmähankinnoissa. Suunnitelmavaihe kesti ehkä liiankin pitkään. Mutta nyt meillä on virastossa kokemusta tästä ja tulevissa hankkeissa tästä otetaan opiksi ja karsitaan tietyt asiat pois”, Kaasalainen pohtii.

Myös hankkeessa Väylän projektipäällikkönä toimivan Mika Stenmarkin mukaan malli on toiminut suhteellisen hyvin. ”Ensimmäisenä olemisessa on aina tienraivaajan tehtävä. Esimerkkinä ei ole aiempia projekteja, joista voisi katsoa mallia. Yleensä järjestelmäpuolella on käytössä ketterän kehittämisen käytäntö, jossa suunnittelu tarkentuu matkan varrella. Kehittäminen on mukana jo alkuvaiheessa, tehdään minimisovellus ja määritellään projektin etenemistä pitkin matkaa. Allianssimallissa täytyy asettaa raamit hankkeen toiminnalle ja ns. kehitysvaiheessa täytyy jo luoda lukkoon tiettyjä asioita, kun mm. asetetaan tavoitebudjetti ja mittarit kannustimille. Tämä on välttämätön vaihe allianssille, kun projektissa on monta osapuolta mukana. Asiat pitää yhdessä sopia ja hyväksyä, ennen kuin työtä voidaan jatkaa.”

Velhon ydintiimissä ovat mukana Väylän lisäksi Solita, Ramboll ja Sitowise. Kaikki osapuolet ovat pitäneet allianssimallia kiinnostavana vaihtoehtona digitaalisten hankkeiden toteutuksessa. Velho on tiettävästi ensimmäinen allianssina toteutettu suomalainen ICT-hanke, Solitan Mikko Varjoksen mukaan jopa ensimmäisiä maailmalla.

Koko hankeen projektipäällikkönä toimiva Solitan Rikhard Pärssinen korostaa yhteistyötä. ”Parasta allianssissa on toimiminen yhdessä yli organisaatiorajojen. Perinteisesti ICT-projektissa toimitaan tilaaja-toimittajamallin mukaan. Allianssissa ollaan saman sopimuksen alaisuudessa, joka helpottaa byrokratiaa. Töitä tehdessä ei pohdita kuka on tilaaja-asiakas ja kuka toimittaja-tekijä, vaan kaikki olemme velholaisia. Organisaatiot eivät näy, vaan kaikilla on roolien mukaiset vastuut. Projektin eri osien tiimit muodostetaan aina tarpeen ja osaamisen mukaan, ei sen mukaan, missä kukin on töissä.”

Ensimmäinen julkaisu testaukseen maaliskuussa

Velhon allianssihankkeen tapaan ns. kehitysvaihe alkoi 2017 lokakuussa ja kesti viime vuoden maaliskuuhun saakka. Siitä alkoi toteutusvaihe, joka jatkuu edelleen. Maaliskuun alkupuolella julkaistaan ensimmäinen versio suunnitelma- ja toteumatietovarastosta. Alkuun käyttäjinä toimivat ELY-keskusten ja Väylän työntekijät. Kesäkuussa on odotettavissa tierekisterin ensimmäinen pilotti. Koko Velhon toteuttamisvaihe on tarkoitus saada päätökseen 2020.

 

LISÄTIEDOT

Koko hanketta ja allianssimallia koskevat tiedustelut:

Tiestötietoja koskevat tiedustelut:

  • Tiestötietopalvelujen asiantuntija Ilkka Aaltonen, Väylä, p. 0295 343 770, [email protected]

Suunnitelma- ja toteumatietoa koskevat tiedustelut:

Lisätietoja Velho-hankkeesta:

Velho verkossa

Lue myös tiedote hankkeen ensimmäisen version julkaisusta

 

Kumppaneiden kokemuksia:

https://www.solita.fi/blogit/allianssimallilla-onnistuneeseen-it-hankkeeseen/

https://www.solita.fi/blogit/mash-it-up-velho-rajayttaa-viitekehykset-ja-ajattelumallit/

Väylä vastaa valtion tie- ja rataverkosta, vesiväylistä ja niiden kehittämisestä sekä osallistuu liikenteen ja maankäytön yhteensovittamiseen. 

Tämä artikkeli on vanha. Artikkeli voi sisältää vanhentunutta tietoa ja linkit eivät mahdollisesti toimi. Julkaisumme löytyvät kootusti nykyään Doria-julkaisuarkistosta