TURI-korvausprojektin tavoite ja sisältö
TURI-korvausprojektissa tavoitteena on ollut hankkia ja ottaa käyttöön tietojärjestelmä, joka kattaa poikkeamanhallinnan sekä riskienarvioinnin, valvonnan ja muutostenhallinnan käyttötarpeet. TURI-korvausprojekti kuuluu Väyläviraston tiedonhallinnan kehittämisohjelman hankkeisiin ja sen tavoitteena on helpottaa prosessien hallintaa ja niiden mukaan toimimista sekä parantaa näin tiedolla johtamista ja tiedonhallintaa.
Kahden erillisen kilpailutuksen tuloksena TURIn korvaajaksi on valikoitunut kaikkien toiminnallisuuksien osalta Qreform Oy REGO-tuotteella. Uusi korvaava järjestelmä kantaa Väylävirastossa nimeä TUTKA. Se tulee korvaamaan kaikki TURIn toiminnallisuudet eli jatkossakin turvallisuusilmoittaminen ja riskienhallinta löytyvät samasta järjestelmästä.
Kevään 2023 aikana otettiin käyttöön TUTKAn Ilmoittaminen -toiminnallisuus, joka on korvannut TURIn poikkeamienhallinnan. Toukokuun alusta alkaen kaikki turvallisuushavainnot ja poikkeamat on ilmoitettu ja käsitelty TUTKAssa. TURIin ei voi ei enää laatia uusia poikkeamailmoituksia. Samalla otettiin käyttöön toiminnallisuus tukemaan viraston omavalvontaa. TUTKAan lisätään seuraavaksi riskienhallinnan toiminnallisuus.
TUTKA riskienhallinta ja muutoksen merkittävyyden arviointi käyttöönotto
TUTKAn käyttö laajenee seuraavaksi riskienhallintaan sisältäen muutoksen merkittävyyden arvioinnin toiminnallisuuden. TURI poistuu käytöstä 8.12.2023, joten kaikkien TURIa hyödyntävien hankkeiden ja urakoiden, jotka jatkuvat tämän jälkeen, tulee ottaa TUTKA käyttöön loppuvuoden aikana.
TURI-käyttäjät siirretään TUTKAan kahdessa aallossa, hanke voi osallistua migraatioon lokakuussa tai marraskuussa. Migraatiossa siirretään niin riskit kuin muutoksen merkittävyyden arvioinnit TUTKAan, jossa riskienhallintaa voi jatkaa aikaisemman työn pohjalta. Migraatio edellyttää TURIa käyttävältä hankkeelta tiedonsiirtosuunnitelman täyttämistä, jotta tiedot saadaan linkitettyä oikeisiin projekteihin TUTKAssa. TURI-TUTKA-siirtoon osallistuville hankkeille järjestetään omat koulutukset ja tukiklinikat, joissa neuvotaan yksityiskohtaisesti, miten riskit saa siirtymään uuteen järjestelmään. TUTKAn tukitiimi ja järjestelmätoimittaja tekevät kaikki tietojen siirtoon vaadittavat toimenpiteet hankkeen täyttämän suunnitelman pohjalta.
TUTKAn käyttöönotto hankkeille, joiden riskienhallintasuunnitelmat ovat excel-tiedostoina, tulee ajankohtaiseksi alku vuonna 2024. Siirtyminen tietojärjestelmän käyttöön tehdään mahdollisimman helpoksi. Hankkeille tullaan tarjoamaan vastaavaa tukea kuin TURI:sta TUTKAan siirtyville eli riskit siirretään exceleistä TUTKAan tukitiimin ja järjestelmätoimittajan toimesta. Yksityiskohdista tiedotetaan myöhemmin.
TUTKAn käyttöönotto uusille riskienhallintatarpeille on mahdollista lokakuun alusta. Tällaisia ovat esimerkiksi alkavat projektit, joilla ei ole tarvetta siirtää TUTKAan tietoja TURI:sta tai Exceleistä.
TUTKAn käytössä pääset parhaiten alkuun osallistumalla TUTKA-riskienhallinnan peruskoulutukseen ja muutoksen merkittävyyden arvioinnin peruskoulutukseen.
Koulutukset, tukiklinikat ja ohjeet
TUTKA-koulutuksia ja tukiklinikoita järjestetään säännöllisesti. Näistä saat parhaiten tiedon Vintran tai Väyläviraston tapahtumakalenterista ja TUTKAn etusivun ajankohtaiset osiosta. Syksyn aikana järjestetään koulutuksia ja tukiklinikoita niin ilmoittamiseen kuin riskienhallintaan ja muutoksenmerkittävyyden arviointiin liittyen.
Riskienhallinnan syksyn tilaisuudet:
| Tilaisuus |
Sisältö |
Kohdeyleisö |
Ajankohdat |
| Riskienhallinta TURIsta TUTKAan yleisinfot |
TUTKA riskienhallinnan käyttöönotto ja siirtyminen TURIsta TUTKAan – Miten saat siirrettyä TURI:n keskeneräisen hankkeen riskienhallinta ja muutoksen merkittävyyden arviointi tiedot TUTKAan. |
TURI riskienhallinta käyttäjät |
20.9, 2.10, 30.10 klo 15-15:50 |
| Viikkoklinikka |
Tukiklinikoita vaihtuvilla teemoilla ja mahdollisuus esittää kysymyksiä järjestelmävastaavalle. Loka- ja marraskuussa keskitytään TURI-TUTKA siirtymään ja siihen liittyvän tiedonhallintasuunnitelman täyttämiseen. Osallistumislinkki tilaisuuteen on jaossa TUTKAn "Riskienhallinnan viikkoklinikat tiistaisin" uutisen yhteydessä. |
TUTKA käyttäjät |
3.10.2023 → joka tiistai klo 8-8:50 |
| TUTKA RISKI peruskoulutus |
TUTKA riskienhallinnan käyttökoulutus – käydään läpi riskienhallinnan perustoiminnallisuudet. Aiheina riskienhallintasuunnitelman perustaminen, riskin kirjaus, toimenpiteiden kirjaus ja kuittaus. |
TUTKA käyttäjät |
11.10, 8.11, 22.11, 13.12 klo 14:30-16 |
| TUTKA RISKI syventävä koulutus |
TUTKA riskienhallinnan käyttökoulutus riskienhallinnan asiantuntijoille ja muille riskienhallinnan avainrooleissa toimiville. Aiheina riskien raportointioikeudet, raportointinäkymien hyödyntäminen, tapahtumien hallinta, tagit, riski liittyy-luokittelun hyödyntäminen. |
TUTKA käyttäjät riskienhallinnan avainroolissa |
26.10, 30.11 klo 13-14:30 |
| TUTKA Muutoksen merkittävyyden arviointi |
Muutoksen merkittävyyden arvioinnin tekeminen TUTKAssa ja riskienhallintasuunnitelman laadinta, kun muutos todetaan merkittäväksi |
YTM-asetuksen mukaista riskienhallintaa toteuttavat ja Muutoksen merkittävyyden arviointien laatijat ja hyväksyjät |
18.10, 15.11, 20.12 klo 14:30-16 |
Palveluntuottajien ja muiden viraston ulkopuolisten sidosryhmien ilmoittautuminen tilaisuuksiin Väyläviraston tapahtumakalenterin kautta.
Kaikki TUTKAn käyttöön liittyvät ohjeet löytyvät TUTKA-järjestelmän sisältä osiosta "Ohjeistus". TUTKAn ohjeita päivitetään jatkuvasti ja ohjeissa pyritään huomioimaan erityisesti käyttäjiltä esiin tulleet kysymykset. Uusimpana on julkaistu ohje Ilmoittaminen-osion ilmoitusten kohdentamisesta.
TUTKAn käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa tulee ottaa yhteyttää TUTKAn tukitiimiin sähköpostitse [email protected]
TURI-tietosisältöjen jatkokäyttö
Vaikka TURI poistuu käytöstä, ei sen sisältämät tiedot katoa. TURI:n poikkeamatiedot siirretään Väyläviraston analytiikkapalveluun, jossa on ne ovat jatkossakin Väyläviraston turvallisuusasiantuntijoiden käytettävissä.
Kaikki käynnissä olevien hankkeiden riskit ja muutoksen merkittävyyden arvioinnit siirretään TUTKAan osana loka- ja marraskuun migraatioita. Myös päättyneiden hankkeiden tiedot otetaan talteen. Kaikki TURIssa laaditut ja hyväksytyt muutoksen merkittävyyden arvioinnit siirretään suoraan TUTKA järjestelmään, josta niitä voi hakea jatkossakin TURIn antamilla yksilöivillä numerotunnisteilla. Riskienhallintasuunnitelmat taas otetaan talteen järjestelmän ulkopuolelle muotoon, josta niitä on mahdollista myöhemmin siirtää TUTKAan uuden riskienhallintasuunnitelman pohjaksi. Näiden aineistojen käytöstä tullaan antamaan ohjeet myöhemmin.
Jotta TURIn historiatiedot olisi helposti hyödynnettävissä myöhemmin, on tärkeää että ne ovat ajan tasalla TURIn käytön päättyessa 8.12.2023. Tästä johtuen kaikki keskeneräiset poikkeamat tulee käsitellä valmiiksi, riskienhallintasuunnitelmat saattaa ajan tasalle, muutoksen merkittävyyden arvioinnit hyväksyä ja urakat ja hankkeet sulkea. Keskeneräisiin proesseihin liittyen tullaan lähettämään muistutusviestejä vastuuhenkilöille.
Lisätietoa
Riskienhallinta, Laura Noukka
Havaintojen ja poikkeamien hallinta, Susanna Huokuna
Omavalvonta, Anne Ranta-aho
Sähköpostiosoitteet ovat muotoa [email protected]