Liikenneviraston järjestämässä hankintapäivässä esiteltiin hankinnan toimintalinjatyön etenemistä. Työn punainen lanka on nähdä hankintaprosessi kilpailutusta laajempana kokonaisuutena, jossa tilaajan ja palveluntuottajien hyvällä yhteistyöllä on suuri merkitys.
Kokonaisuuden haltuunottoon kuuluu markkinaosaaminen, kustannusten hallinta, alan tuottavuuden turvaaminen ja asiakasnäkökulma. Ylijohtaja Kari Ruohonen kiteytti alkuun onnistuneen hankinnan edellytykset: hyvä kumppanuus, asiakkaiden kannalta saumaton palveluprosessi sekä yhtenäiset hankintatavat ja asiakirjat. Hankinnan toimintalinjatyö on pureutunut näihin painopisteisiin eri kanteilta.
Hyvä kumppanuus antaa tilaa innovaatioille
Hankinnan menettelytavoissa pyritään palkitsemaan palveluntuottajan oivalluksia. "Neuvottelumenettely korostuu erityisesti esisuunnittelun hankinnassa, jossa keinovalikoima on laaja", sanoo johtaja Päivi Nuutinen. Neuvottelussa tavoitellaan laatuhyötyä sekä palveluntuottajille että tilaajalle, ei suinkaan raskaampaa hankintatapaa.
Osaamisvaatimukset korostuvat useissa hankittavissa tuotteissa. Teettämispuolen haasteena on saada kokonaistaloudellisuus paremmin mukaan, jottei laadun ja osaamisen puute kostaudu jälkikäteen. "Osaamistasovaatimukset ja tehtäväluettelot ovat käytännössä asiakirjatyötä, jotka tekevät asioista läpinäkyviä kaikille osapuolille", kertoo yksikönpäällikkö Magnus Nygård.
Johtaja Jukka Karjalainen painotti reilua riskienjakoa hoidon ja ylläpidon hankinnoissa. "Ratapuolella tulemme ottamaan riskejä takaisin tilaajapuolelle, koska nyt se ei ole täysin oikeudenmukainen." Vesiväylien kilpailutuksen avautuminen otetaan haltuun myös riskit huomioiden: "Esimerkiksi Saimaan kanavan kohdalla voidaan puhua ennemminkin kumppanuudesta, jossa tilaaja voi kouluttaa palveluntuottajan tehtävään."
Yhtenäisillä toimintatavoilla kohti uusia mahdollisuuksia
Keskeinen osa linjakasta hankintaa on yhtenäiset hankintatavat. "Kokonaisurakoiden asiakirjapohjia ja prosessia on yhtenäistetty ja tavoitteena on saada ne käyttöön vuoden vaihteessa", kertoo johtaja Harri Yli-Villamo.
Yhteisiä työkaluja ovat myös suunnittelun tietomallit, tilaajavastuu.fi:n käyttöönotto sekä hankintaohjelmien julkaisu, joilla pyritään saamaan läpinäkyvyyttä ja ennakoitavuutta ketjuun.
Nopeasti kehittyvän tekniikan hankinnassa painottuu elinkaariajattelu: ”Teknisten järjestelmien hankinnassa joudumme sovittamaan uutta tekniikkaa vanhan joukkoon, ja tämä edellyttää erittäin tiivistä yhteistyötä toimittajien kanssa”, korostaa yksikön päällikkö Maria Torttila. Teknisissä järjestelmissä on paljon yhtäläisyyksiä väylämuodosta riippumatta, niinpä laaja osaamisen jakaminen substanssiasiantuntijoiden, kunnossapitäjien ja palveluntarjoajien kesken on kriittinen menestystekijä.
SKOL:n ja Infra ry:n puheenvuoroissa kiitettiin Liikenneviraston tapaa tehdä yhteistyötä alan toimijoiden kanssa. Esimerkiksi hankintaklinikoiden jatkokehittämiselle nähtiin edelleen tarvetta, jotta hankintamenettelyt, asiakirjat ja toteutustavat saadaan optimoitua.
Hankintapäivä sai hyvää palautetta osallistujilta. Paikalla auditoriossa ja videoiden päässä oli yhteensä noin 150 osallistujaa pääasiassa palveluja tarjoavista yrityksistä mutta myös Liikennevirastosta, ELYistä, infra-alan järjestöistä ja TEMistä. Osa joukosta on ollut tiiviisti mukana jo toimintalinjatyön alkumetreillä kommentoimassa ja määrittelemässä linjoja. Keskustelua yhteen vetänyt johtaja Kristiina Laakso korosti vuorovaikutuksen merkitystä edelleen toimivan markkinan luomisessa myös tulevaisuudessa.
Hankinnan toimintalinjatyön ABC:
Hankintaprosessi tarkoittaa koko ketjua lähtien hankinnan suunnittelusta ja valmistelusta, hankinnan kilpailutuksen kautta ja toimittajan sopimuksenaikaiseen yhteistyöhön.
Hankintakategoria on joukko tuotteita ja palveluita, joita ohjataan ja koordinoidaan yhtenä kokonaisuutena. Tuote- ja palveluryhmiä yhdistävät esim. yhteiset tai samalla tavoin toimivat toimittajamarkkinat tai niiden käyttötarkoitus. Liikenneväylien ja -järjestelmien hankinnat on ryhmitelty 17 hankintakategoriaan, joista yksi on esim. Investointien toteutus.
Hankintakategorioiden ryhmittely
Liikenneväylien ja –järjestelmän A-ryhmän hankinnoissa Liikennevirasto ja ELY-keskukset ovat merkittävä tai jopa ainoa asiakas Suomessa. Suurin osa hankinnan vaikutuksista kohdistuu suoraan loppukäyttäjään, esim. teiden hoito tai jäänmurto.
Liikenneväylien ja –järjestelmän B ryhmän hankinnoissa tilaajia on useita ja markkinat laajemmat esim. konsultointipalvelut tai T&K.
Liikenneviraston oman toiminnan hankinnoissa kuten esim. ICT-laitteiden hankinnoissa voidaan monilta osin hyödyntää valtiokonsernin keskitettyjä hankintakanavia kuten Hansel.
Kategoriavastaavat edistävät hankinnan kehittämistä, yhtenäisiä hankintakäytäntöjä mm. kategorian tuotteisiin ja palveluihin liittyvän ohjeistuksen ja malliasiakirjojen muodossa sekä toimittajamarkkinatuntemusta. Kategoriavastaavilla on apunaan Liikenneviraston asiantuntijat. Esim. suunnittelun hankinnan kehittämiseen liittyen kategoriavastaava on Päivi Nuutinen.
Hankintatoimen kehittäminen on yksi Liikenneviraston strategisista painopisteistä. Hankinnan toimintalinjoissa on määritelty kategoriakohtaisesti hankinnan linjaukset kehittämiskohteineen. Työ sisältää myös tuotekohtaisten malliasiakirjojen laadinnan. Työn tulokset otetaan käyttöön uudessa hankinnan ohjeistus palvelussa, joka on osa Liikenneviraston uutta toimintajärjestelmää. Hankinnan toimintalinjat koskevat kaikkia Liikenneviraston hankintoja ja ELY-keskusten infrahankintoja. Kehittämisen koordinoinnista vastaa Investointien ohjausosasto.
Lisätietoja tilaisuudesta ja toimintalinjatyöstä kehittämispäällikkö Riitta Kaasalainen [email protected]