Ekonomiskt ansvar
Trafikledsverket strävar efter lönsamhet och resultat i sin verksamhet och använder sin finansiering på ett transparent och effektivt sätt. Trafikledsverket strävar efter att effektivisera verksamheten bland annat genom att utveckla verkets kunskapsbaserade beslutsfattande och verksamhetsplanering. Utgångspunkten för effektiviseringen är att ämbetsverket har tillgång till så heltäckande och aktuell utgångsinformation och analyser som möjligt samt förståelse för beslutets konsekvenser.
Effektiviseringen av trafikledshållningen grundar sig på bättre prioritering och programmering av trafikledshållningens åtgärder, bedömning och hantering av konsekvenserna samt trafikledshållningens livscykeleffektivitet.
Under de kommande åren kommer Trafikledsverket att delta i balanseringen av de offentliga finanserna enligt riktlinjerna i regeringsprogrammet. I slutet av 2023 inleddes planeringen av produktivitetsprogrammet, vars mål är att hitta hållbara lösningar för att förbättra produktiviteten
Ekonomiskt ansvar i upphandlingar
Trafikledsverket strävar efter att säkerställa att upphandlingarna genomförs effektivt och högklassigt. Kostnadseffektiviteten i upphandlingarna främjas genom aktivt samarbete och dialog med marknaden, omsorgsfull planering av upphandlingar samt kompetent konkurrensutsättning. Dessutom hanterar Trafikledsverket riskerna i sina upphandlingar genom att som krav på anbud ställa en tillräcklig ekonomisk prestationsförmåga som grundar sig på leverantörernas omsättning och genom att aktivt följa upp företagens kreditvärderingar.
Ett av de resultatmål som ministeriet ställde upp år 2023 var Trafikledsverket har identifierat de viktigaste åtgärderna med vilka verket kan påverka infrastrukturbranschens produktivitet och visa att det främjat dem (fri översättning). En förbättring av produktiviteten har stor betydelse för användningen av gemensamma skattemedel och därigenom för det ekonomiska ansvarstagandet. Under 2023 var Trafikledsverket aktivt i arbetsgrupperna för utveckling av produktiviteten samt i synnerhet i beaktandet av Leantänkandet i genomförandet av projekten.
Bilden av den planskilda anslutningen ovan är ett förbättringsprojekt på riksväg 19, som färdigställdes enligt tidtabellen och underskred budgeten med cirka en miljon euro.
Utnyttjande av ekonomisk information i beslutsfattandet
Trafikledsverket använder analysverktyget Tableau som gör det möjligt att visualisera, rapportera och analysera data. Med hjälp av Tableau får experterna tillgång till mer omfattande ekonomisk information och därmed har kostnadsmedvetenheten kunnat förbättras avsevärt. Ekonomisk information har kunnat utnyttjas i större utsträckning än tidigare i informationsledningen och det har möjliggjort en bättre visualisering av informationen.
Ekonomisk information utnyttjas effektivt i beslutsfattandet och utvecklingen av verksamheten. Till exempel när det gäller banhållningen har den kombinerats med substansdata för att förbättra prognostiseringen. Kostnadsmedvetenheten har också förbättrats i och med att man utvecklat avtalshanteringen och importerat avtalsinformation till Tableau. Trafikledsverket utnyttjar information på många andra områden utöver ekonomin, bland annat i kommunikationen, upphandlingsverksamheten och planeringen.
En del av det dagliga arbetet vid Trafikledsverket är analys och automation, som effektiviserar flera processer. Till exempel utnyttjas programrobotik i flera ekonomiska processer. Robotik har införts som hjälp för ekonomiska experter i manuella och tidskrävande ärenden, varvid experternas resurser kan riktas till mer produktiva aktiviteter.
Förbättra tillförlitligheten i kostnadsberäkningarna för investeringar
Kostnadsberäkningarna har stor betydelse i jämförelsen och valet av alternativ för trafikledsprojekten och deras genomförandelösningar. För att de projekt som har de bästa effekterna och nyttokostnaderna ska kunna genomföras måste man under hela planeringsprocessen ständigt känna till kostnadskalkylen för respektive planeringshelhet. Även enskilda projekts alternativa riktlinjer och olika genomförandelösningar måste ge tillförlitlig information om deras kostnadseffekter. Kontinuerlig kostnadsmedvetenhet gör det också möjligt att planera projekten för att uppnå ett optimalt slutresultat.
Trafikledsverket har under de senaste åren kraftigt utvecklat verktyg och verksamhetssätt för att producera tillförlitliga kostnadskalkyler i alla planeringsskeden. Med hjälp av beräkningstjänsten Ihku kan projektets kostnadskalkyl preciseras flexibelt allteftersom planeringen framskrider och de tillgängliga utgångsuppgifterna ökar. Genom att använda Ihku kan man enkelt och flexibelt både beräkna en kostnadskalkyl för projektet när som helst och jämföra kostnadseffekterna av genomförandelösningarna och reagera på förändringar i projektens omfattning. En noggrann och informativ kostnadsbedömning som beaktar projektets egenskaper och genomförandeförhållanden gör det också lättare att identifiera kostnadsrisker samt att minimera och värdera dem.
Case: utveckling av automatiseringen av inköpsfakturor
Trafikledsverket behandlar årligen över 40 000 inköpsfakturor. Genom att automatisera behandlingen av inköpsfakturor eftersträvas besparingar i verkets verksamhetsutgifter. En ökning av automationen av inköpsfakturor minskar den arbetstid som används för att behandla och godkänna fakturor.
Trafikledsverket har under flera års tid systematiskt utvecklat automatiseringen av inköpsfakturor och höjt sin automationsgrad. Verket har automatiserat alla sådana inköpsfakturor som för närvarande lämpar sig för automatisering. Utanför automatiseringen står endast de fakturor som det inte är förnuftigt att automatisera eller som för närvarande inte lämpar sig för på grund av antingen bokföringspraxis eller systemtekniska orsaker.
Trafikledsverket samarbetar kontinuerligt med Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) och systemleverantören för att fortsätta höja automationsgraden. Genom systemtekniska ändringar, ändring av verkets verksamhetssätt och samarbete med intressentgrupper kan man påverka möjligheterna till automatisering i framtiden.
Bild: Fullautomationsgrad i procent för inköpsfakturor 2021–2023.
Ju fler inköpsfakturor som omfattas av automatiseringen, desto större direkta kostnadsbesparingar uppnås i Palkeets serviceavgifter. Till exempel 2023 uppnåddes besparingar på nästan 50 000 euro genom inköpsfakturaautomationen.
Utöver direkta kostnadsbesparingar medför automatiseringen av inköpsfakturor indirekta besparingar, eftersom det minskar behovet av manuellt arbete i olika skeden av processen. På så sätt kan de sakkunnigas arbetstid frigöras för att utföra mer produktiva arbetsuppgifter. Trafikledsverket arbetar kontinuerligt för att uppnå en högre automationsgrad, så att hanteringsprocessen för inköpsfakturor blir så ekonomisk och effektiv som möjligt.