Trafikledsverkets faktureringsanvisning för leverantörer

Fakturor till Trafikledsverket ska i första hand skickas som nätfaktura till adressen:

Trafikledsverket
Enheten som beställaren angett eller EDI-kodens namndel
PB 33
00521 Helsingfors

För att hanteringen av fakturan ska löpa smidigt, bör fakturan innehålla följande obligatoriska referensuppgifter:

Obligatoriska referensuppgifter:

• Betalningsrat/Fakturans handläggare (L0000xxxx/Efternamn)

ELLER

• Beställnings-/avtalsnummer (en kod som börjar med V1 eller VSK1), se sida 2 i anvisningen

Övriga referensuppgifter:

• Projektnummer eller annan uppgift som meddelats i avtalet/beställningen
• Byggplatsnyckel, anges i fakturor som omfattas av skyldigheten att lämna information vid byggande

Trafikledsverket har rätt att avvisa och returnera en faktura som innehåller bristfälliga uppgifter samt kräva att faktureraren skickar en ny faktura. Referensuppgifterna som ska föras in i fakturan kan kontrolleras på adressen talouspalvelut@vayla.fi.

Betalningsvillkor är 21 dagar.

Övriga uppgifter som behövs för nätfakturan:

Operatörskod: E204503 (OpusCapita Solutions Oy)
FO-nummer: 1010547-1
Momsnummer: FI10105471

EDI-koderna             

0037101054710910               Generaldirektörens underställda funktioner

0037101054710930               Projekt

0037101054710940               Trafikledshållning

0037101054710950               Trafikledsdrift och information

0037101054710960               Planering av transportnätverk

0037101054710031               Använd framöver 0037101054710930 Projekt

0037101054710032               Använd framöver 0037101054710930 Projekt

0037101054710033               Använd framöver 0037101054710930 Projekt

0037101054710041               Trafikledshållning, Bandrift och banunderhåll

0037101054710042                Använd framöver 0037101054710041 Trafikledshållning, Bandrift och banunderhåll

0037101054710003               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Förvaltning - Tammerfors

0037101054710004               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Förvaltning - Kouvola

0037101054710005               Trafikledsverket, RR-Management Oy

0037101054710006               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Esbo

0037101054710007               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Investeringar - Kouvola

0037101054710008               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Investeringar - Tammerfors

0037101054710009                Trafikledsverket, Investeringar - Uleåborg

0037101054710010               Trafikledsverket, Rejlers Oy

0037101054710011               Trafikledsverket, Welado Oy

0037101054710012               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Uleåborg

0037101054710016               Trafikledsverket, HTJ Oy

0037101054710018               Trafikledsverket, Ramboll CM Oy, Seinäjoki

0037101054710019                Trafikledsverket, Ringbanan

0037101054710021                Trafikledsverket, Sweco PM Oy

Anvisning för alternativ 2 för referensuppgifter: Beställnings- eller avtalsnummer (V1- eller VSK1-kod)

Vi förutsätter att nätfakturor innehåller ett beställnings- eller avtalsnummer (en kod) så att vårt system för hantering av fakturor automatiskt kan rikta fakturan till rätt beställning. Således får en faktura endast innehåller uppgifter om en beställning.

Staten använder nätfakturaformatet Finvoice 3.0. Nedan anges de fält i systemet som ska användas för koden i första hand. Om fältet i fråga inte finns i ert faktureringssystem, finns ett alternativt fält angivet. Obs! Det får inte förekomma andra uppgifter i fältet än koden.

• De första tecknen i beställningsnumret (koden) är alltid V1. Koden ska i första hand matas in i fältet Beställningsnummer (OrderIdentifier) eller alternativt i fältet Köparens referens/er referens (BuyerReferenceIdentifier).
• De första tecknen i avtalsnumret (koden) är alltid VSK1. Koden ska i första hand matas in i fältet Avtalsnummer (AgreementIdentifier) eller alternativt i fältet Köparens referens/er referens (BuyerReferenceIdentifier).

Beställningsnumret ska framgå av både nätfakturans visuella format och en XML-fil som genereras av fakturan. E-fakturans XML-format är ett s.k. elektroniskt format av fakturans innehåll som normalt inte visas för den som fakturerar. Ni kan kontrollera att beställningsnumret förmedlas i fakturans XML-format hos den som tillhandahåller ert faktureringssystem. Om ni använder Handis leverantörsportal eller Postis tjänst Nätverk för att skapa nätfakturor, förmedlas beställningsnumret i fakturans XML-format. 

Tjänster för generering av nätfakturor som tillhandahålls av staten

Handi Supplier Portal

Om ni inte har något system som genererar e-fakturor, kan ni använda leverantörsportalen Handi som staten tillhandahåller för att skapa och skicka en e-fakturor.

För att kunna ta portalen i bruk ska ni först ta kontakt med ämbetsverkets kontaktperson eller köpare och uppge e-postadressen till vilken inbjudan till portalen ska skickas till ämbetsverkens kontaktperson eller köpare. E-postadressen fungerar därefter som er administratörskod och kan användas för att skapa nya användarkoder till portalen. Det ämbetsverk till vilket ni ska skicka en faktura skapar en leverantörsinbjudan i Handi som Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (nedan Palkeet) granskar tekniskt innan den skickas ut.

Ni får en inloggningslänk och mer information om leverantörsportalen per e-post. Om ni är en helt ny leverantör för staten frågar vi efter företagets uppgifter i samband med registreringen i portalen. Fyll i uppgifterna och returnera dem till Palkeet. Ni får en slutgiltig inloggningslänk till portalen efter att Palkeet har lagrat era leverantörsuppgifter i ekonomistyrningssystemet.

Inloggningslänken i portalinbjudan gäller i 48 timmar. Om länken är föråldrad skickar Palkeet på begäran en ny. Palkeet kontrollerar också leverantörsinbjudningar som inte besvarats och skickar ut nya länkar.

I frågor som gäller ibruktagande av leverantörsportalen Handi kan ni skicka e-post till handitoimittajapalvelu(at)palkeet.fi eller ringa Palkeets kundtjänst, tfn +358 2955 64 040 under betjäningstid (må–fr kl. 8.00–16.15).

Postens Nätverkstjänst

Alternativt kan ni använda Nätverkstjänsten som Posten tillhandahåller för att skapa och skicka e-fakturor, om du har finskt FO-nummer. Det är avgiftsfritt att skicka e-fakturor via Nätverkstjänsten till statens ämbetsverk. Inloggning i Nätverkstjänsten sker på tjänstens webbplats där det också finns anvisningar för inloggningen. Telefonnumret till Nätverkstjänstens kundtjänst är +358 200 77000 (samtalets pris lna/mta) och betjäningstid må–fr kl. 8.00–18.00.

Att skicka e-fakturor till statliga ämbetsverk kostar ingenting, men för att kunna ta tjänsten i bruk måste ni sätta in minst 10 euro på tjänstens konto.

Posten ger följande anvisningar: ”Överför pengar till ärendekontot som nätbetalning eller genom girering. Nätbetalningarna syns genast på ärendekontot. Använd ditt företags referensnummer vid girering, annars syns insättningen inte på ditt ärendekonto. Summan som du överför genom girering syns på ärendekontot med fördröjning. Om du vill ta ut pengar betalar vi dem till ditt bankkonto inom 1–2 dagar.”

Fakturor i pappersform accepteras bara i undantagsfall och dessa skickas till adressen:

Trafikledsverket

Enheten som beställaren angett eller EDI-kodens namndel.

PB 96230
01051 FAKTUROR

Både fakturan och kuvertet ska innehålla samma adress och referensuppgifter.